Rechtliches

Datenschutz­erklärung

Stand: November 2026
Gilt für die Website scale9.de, für das interne CRM-System unter crm.scale9.de sowie für das Website-Analyse-Tool unter check.scale9.de.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Scale9 — Inhaber Jan Ortgies
Philipp-Reis-Platz 1a
33602 Bielefeld
Deutschland

Telefon: +49 151 50628990
E-Mail: hello@scale9.de
Steuernummer: 305/5168/4121

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu bestellen (Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich direkt an hello@scale9.de.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit erforderlich zur Bereitstellung dieser Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Vertragsanbahnung und -durchführung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), b (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), c (rechtliche Verpflichtung) und f (berechtigtes Interesse) DSGVO.

4. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

  • IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert, soweit möglich)
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seite/Datei
  • Browsertyp und -version
  • Betriebssystem
  • Referrer-URL

Zweck: technische Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Hosting-Anbieter (scale9.de): Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Die Auslieferung erfolgt über das globale Edge-Netzwerk von Vercel mit dynamischer Routing-Anbindung an EU-Edge-Standorte (insbesondere Frankfurt am Main).
E-Mail-Hosting (@scale9.de): Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Domain und DNS: INWX GmbH, Prinzessinnenstr. 30, 10969 Berlin, Deutschland.

5. Internes CRM-System (crm.scale9.de)

Für die Kundenverwaltung, Angebots- und Rechnungsstellung sowie laufende Kommunikation betreiben wir ein internes CRM-System unter der Domain crm.scale9.de.

Verarbeitete Daten: Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Unternehmensdaten), Kommunikationshistorie, Angebots-, Vertrags- und Rechnungsdaten, Leistungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach HGB/AO).

Eingesetzte Auftragsverarbeiter:

  • Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA — Hosting der Web-Anwendung (Frontend)
  • Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513 — Datenbank des CRM-Systems. Die Daten werden ausschließlich in der EU-Region (Frankfurt am Main, Deutschland) verarbeitet; eine Übermittlung an die Konzernmutter in Singapur findet nicht statt.

Beide Verarbeiter werden auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Für den US-Bezug bei Vercel siehe Ziffer 14 (Drittlandübermittlung).

6. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Kontaktformular)

Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir die übermittelten Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, freiwillige Angaben) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

Kontaktformular: Eingaben aus dem Kontaktformular werden über eine verschlüsselte Schnittstelle (TLS) an unsere Datenbank übermittelt und dort gespeichert (siehe Ziffer 5: Supabase, EU-Region).

E-Mail: Wir empfangen, versenden und speichern E-Mails über Microsoft 365 (Exchange Online, E-Mail-Client Outlook) der Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Die Daten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert; für etwaige Zugriffe aus den USA gelten die Garantien nach Ziffer 14.

7. Vertragsanbahnung und -durchführung

Zur Angebotserstellung, Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und laufenden Kommunikation verarbeiten wir insbesondere: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Rechnungsdaten, Kommunikationsinhalte, Leistungsdaten.

Diese Verarbeitung erfolgt im internen CRM-System (siehe Ziffer 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

8. Cookies und Einwilligungsmanagement

Auf scale9.de werden derzeit keine Cookies gesetzt — weder technisch notwendige noch einwilligungspflichtige (z. B. Tracking, Analytics, Werbung).

Sollten zukünftig einwilligungspflichtige Cookies eingesetzt werden, geschieht dies ausschließlich nach vorheriger Einwilligung über ein Consent-Tool (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Technisch notwendige Cookies würden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG eingesetzt. Diese Datenschutzerklärung wird in diesem Fall vorab aktualisiert.

9. Analyse- und Tracking-Tools

Auf scale9.de werden derzeit keine Analyse- oder Tracking-Tools eingesetzt. Sollten künftig Analyse-Tools (z. B. Plausible, Matomo, Google Analytics) eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und die Einwilligung der Besucher über das Consent-Tool eingeholt.

10. Marketing- und Werbetools

Auf scale9.de werden derzeit keine Marketing- oder Werbetools (z. B. Meta Pixel, Google Ads, LinkedIn Insight Tag) eingesetzt. Sollten künftig Marketing-Tools eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und die Einwilligung der Besucher über das Consent-Tool eingeholt.

11. Schriftarten (Bunny Fonts)

Die Website scale9.de liefert ihre Schriften direkt von unserem Hosting-Anbieter aus; dabei wird keine Verbindung zu Dritten hergestellt. Das CRM-System crm.scale9.de und das Website-Analyse-Tool check.scale9.de binden Webschriften über den Dienst Bunny Fonts (fonts.bunny.net) der BunnyWay d.o.o., Slowenien (EU), ein. Google Fonts wird nicht verwendet. Beim Laden dieser Seiten stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern von Bunny Fonts her; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übermittelt. Nach Angaben des Anbieters werden IP-Adressen nicht zu Zwecken der Auslieferung protokolliert und es werden keine Cookies gesetzt.

Zweck: einheitliche, ansprechende Darstellung der Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung).
Weitere Informationen: bunny.net/privacy.

12. KI-gestützte Website-Analyse (check.scale9.de)

Für Wachstums- und Standortanalysen betreiben wir unter check.scale9.de ein internes Analyse-Tool. Auf Anfrage eines Kunden oder Interessenten (bzw. im Rahmen der Vertragsanbahnung) ruft das Tool die öffentlich zugängliche Website des betreffenden Unternehmens ab – einschließlich der Seiten „Impressum“ und „Datenschutz“ – und wertet sie automatisiert aus.

Verarbeitete Daten: öffentlich abrufbare Website-Inhalte. Diese können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Namen, Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Inhabern, Ansprechpartnern oder Mitarbeitenden, die auf der analysierten Website veröffentlicht sind.

Übermittlung an Anthropic: Die abgerufenen Inhalte werden zur KI-gestützten Auswertung an die Anthropic, PBC (USA) über deren Programmierschnittstelle (Claude-API) übermittelt. Für die Messung der Ladegeschwindigkeit wird zudem die Adresse (URL) der analysierten Website an die PageSpeed-Insights-API der Google LLC (USA) übermittelt. Die Analyseergebnisse werden lokal im Browser des Analyse-Tools gespeichert.

Zweck: Erstellung einer Website- bzw. Wachstumsanalyse für den anfragenden Kunden oder Interessenten.
Rechtsgrundlage: gegenüber dem anfragenden Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-durchführung); hinsichtlich der auf der analysierten Website genannten Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erbringung der angefragten Analyse auf Grundlage öffentlich zugänglicher Angaben). Betroffene können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Drittlandbezug: Die Übermittlung an Anthropic und Google erfolgt in die USA; siehe Ziffer 14.

13. Empfänger von Daten

Daten werden — abhängig vom Anlass — folgenden Empfängern bzw. Auftragsverarbeitern zur Verfügung gestellt:

  • Vercel Inc. — Hosting der Website scale9.de und des CRM-Frontends crm.scale9.de (USA)
  • Supabase Pte. Ltd. — Datenbank des CRM-Systems (Region Frankfurt, Deutschland)
  • Microsoft Ireland Operations Limited / Microsoft Corporation — E-Mail (Microsoft 365, Exchange Online, Outlook), Speicherung in Rechenzentren in der EU (Mutterkonzern in den USA)
  • INWX GmbH — Domain-Registrar und DNS für scale9.de (Deutschland)
  • BunnyWay d.o.o. — Auslieferung der Webschriften für crm.scale9.de und check.scale9.de (Bunny Fonts, Slowenien), siehe Ziffer 11
  • Apple Inc. (USA) — iCloud-Synchronisation persönlicher Arbeitsgeräte (Code-Repositories, projektbezogene Arbeitsdateien). Personenbezogene Kundendaten werden nicht bewusst über iCloud verarbeitet; produktive Kundendaten liegen ausschließlich im CRM-System (siehe Ziffer 5).
  • OpenAI, L.L.C. und Anthropic, PBC (USA) — KI-gestützte Tools (ChatGPT, Claude) für Recherche und Code-Generierung.
  • Anthropic, PBC (USA) — KI-gestützte Auswertung im Website-Analyse-Tool check.scale9.de. Dabei werden Inhalte der analysierten Websites übermittelt, die personenbezogene Daten enthalten können (siehe Ziffer 12).
  • Google LLC (USA) — PageSpeed-Insights-API zur Messung der Ladegeschwindigkeit im Website-Analyse-Tool (Übermittlung der analysierten URL, siehe Ziffer 12)
  • Steuerberater — im Rahmen von Vertragsanbahnung/-durchführung sowie gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Mit Auftragsverarbeitern bestehen entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO. Bei Apple Inc., OpenAI, Anthropic und Google stützen wir uns auf die jeweiligen Datenschutz- bzw. Geschäftsbedingungen der Anbieter sowie die unter Ziffer 14 genannten Drittland-Garantien.

14. Drittlandübermittlung

Soweit Tools eingesetzt werden, deren Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten (insbesondere USA), stützen wir die Übermittlung auf folgende Garantien:

  • EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln: Vercel Inc., Microsoft Corporation und Google LLC sind unter dem Data Privacy Framework zertifiziert.
  • EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO): Anthropic, PBC, OpenAI (für den EWR: OpenAI Ireland Ltd.), Apple (für den EWR: Apple Distribution International Ltd.) sowie Supabase Pte. Ltd. (Singapur) für etwaige Zugriffe aus Drittländern. Diese Anbieter sind nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Insbesondere gelten folgende steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO):

  • 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse bzw. Einnahmenüberschussrechnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO)
  • 8 Jahre für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO in der seit 01.01.2025 geltenden Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes; für Rechnungen ergänzend § 14b UStG)
  • 6 Jahre für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO)

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an hello@scale9.de.

17. Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

18. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website, das CRM-System und das Website-Analyse-Tool nutzen SSL-/TLS-Verschlüsselung zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten.

19. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst — insbesondere bei Änderungen eingesetzter Tools oder rechtlicher Anforderungen.