Im Maklerbüro bleibt erstaunlich viel Zeit an Aufgaben hängen, die mit Beratung wenig zu tun haben: Anfragen sortieren, Unterlagen hinterhertelefonieren, E-Mails schreiben, Post zuordnen. Genau dort kann KI heute schon helfen — wenn man ein paar Regeln beachtet. Ein Überblick aus der Praxis eines Maklerbüros.
1. Anfragen: vorqualifiziert statt „Bitte um Rückruf“
Ein geführter Online-Check (Funnel) fragt vor dem Erstkontakt ab, worum es geht: Sparte, Lebenssituation, Wünsche. Statt einer knappen Rückrufbitte hast du die wichtigsten Angaben schon vor dir. Der Kunde bekommt automatisch eine Bestätigung, du eine Benachrichtigung.
Wichtig: Ein Funnel ersetzt keine Beratung. Er sorgt dafür, dass das Gespräch dort beginnt, wo es interessant wird.
2. Lead-Verwaltung: den Überblick behalten
Wer Anfragen aus mehreren Kanälen bekommt — Website, Partner, QR-Codes, Empfehlungen —, verliert schnell den Überblick. Eine zentrale Lead-Liste mit Status, Fälligkeiten und Quelle zeigt, was offen ist und welcher Kanal wirklich etwas bringt. Das muss kein großes System sein; wichtig ist, dass alle Anfragen an einer Stelle landen.
3. E-Mails und Kundenkommunikation
KI-Assistenten schreiben in Sekunden Entwürfe für Antworten, Unterlagen-Anforderungen oder Erinnerungen — in deinem Ton, wenn man sie entsprechend anleitet. Du prüfst, passt an und schickst ab. Gerade bei wiederkehrenden Anliegen spart das viel Tipparbeit.
4. Gesprächsnotizen und Dokumentation
Aus Stichpunkten oder einer (mit Einverständnis erstellten) Aufnahme kann KI strukturierte Notizen und einen Entwurf für die Dokumentation vorbereiten. Die gesetzlichen Beratungs- und Dokumentationspflichten (§ 61 VVG) bleiben aber bei dir: KI liefert den Entwurf, die fachliche Prüfung und Verantwortung trägst du.
5. Posteingang, Policen und Nachträge
Versicherer-Post sortieren, Dokumente dem richtigen Kunden zuordnen, lange Schreiben zusammenfassen: Hier kann KI viel Vorarbeit leisten. Bei Bedingungsvergleichen gilt besondere Vorsicht — Zusammenfassungen sind hilfreich, ersetzen aber nicht den Blick in die Originalbedingungen.
6. Bestandspflege mit Anlass
Vertragsjubiläen, Geburtstage, Lebensereignisse: Systeme können Anlässe für einen Service-Kontakt erkennen und Nachrichten vorbereiten. Für Werbung per E-Mail oder Telefon braucht es in der Regel eine Einwilligung (§ 7 UWG) — das sollte von Anfang an mitgedacht und dokumentiert werden.
Worauf du achten solltest
- Gesundheitsdaten: In Sparten wie PKV, BU oder Zahn geht es oft um Gesundheitsangaben — besonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO). Die gehören nicht in ein beliebiges KI-Tool.
- Auftragsverarbeitung: Für Werkzeuge, die Kundendaten verarbeiten, brauchst du in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und eine Datenhaltung, die du vertreten kannst — idealerweise in der EU.
- Einwilligungen protokollieren: Wer wann welcher Kontaktaufnahme zugestimmt hat, sollte mit Wortlaut und Zeitpunkt nachvollziehbar sein.
- Werbetexte prüfen: Begriffe wie „unabhängig“, „kostenlos“ ohne Hinweis auf die Courtage oder „alle Tarife“ sind im Maklerbereich heikel. KI schreibt solche Formulierungen gern — sie sollten vor der Veröffentlichung raus.
- Team schulen: Wer KI im Büro einsetzt, sollte auch für KI-Kompetenz sorgen — siehe unseren Ratgeber zur KI-Schulungspflicht.
Wo anfangen?
Nicht mit einem großen System, sondern mit dem Engpass. In vielen Maklerbüros ist das entweder die Anfrage (zu wenige oder zu unvorbereitet) oder die Büroarbeit danach. Ein einzelner Funnel mit sauberer Lead-Verwaltung oder ein gut eingerichteter KI-Assistent für E-Mails ist oft der Schritt mit der schnellsten spürbaren Wirkung.